Si eres organizador de eventos, ya trabajes para una agencia o por libre, hay ciertos consejos que desde el
Palacete de La Ochava podemos darte, gracias a toda nuestra experiencia como espacio que ha albergado cientos de eventos.
- El lugar de celebración tiene mucha importancia
Dependerá de qué tipo de eventos estemos organizando, tendrás que tener en mente unos requisitos con lo que debe cumplir la finca,
restaurante, auditorio u
hotel que elijas. Nosotros te recomendamos los siguientes mínimos:
-Espacio al
aire libre para actividades o servir un cóctel.
-Espacio a
cubierto alternativo por si la climatología no acompaña.
-Escenario y focos para presentar productos u ofrecer música en directo.
-Servicio de comidas y cenas con salones amplios.
-Servicio de transporte o bien comunicado.
En el Palacete de La Ochava dispones de todos estos servicios.
- No te olvides de que la época del año implica tomar decisiones diferentes
Dependiendo de tu cliente y de la época del año,
tendrás que adaptar muchas características del evento. Por eso te recomendamos que en otoño propongas a tus clientes eventos relacionados con formación para empleados y congresos sobre su sector. En invierno, sin embargo, es mejor que sean eventos a cubierto y pueden ser tanto enfocados a clientes, por ejemplo, presentaciones de productos, como a los empleados: ¡la clásica cena de navidad!
En verano y en primavera puedes sacar partido al buen tiempo y organizar comidas y cenas al aire libre, conciertos y actividades de teambuilding.
- Los detalles del evento tienen que ir en consonancia con el público
La papelería, la decoración y los proveedores son detalles que tendrás que tener muy en cuenta, pero ojito,
dependerá de qué tipo de evento estés organizando y de quién vaya a asistir. ¿Clientes, empleados, futuros clientes? Tendrás que tener muy en cuenta cuál
es el propósito para que todos los detalles del evento se coordinen para conseguirlo.
- Combina estrategias online y offline para la difusión del evento
La difusión que hagas del evento puede logar que sea todo un éxito o un fracaso. Ten en mente que, para presentar un producto o un servicio, es esencial que haya los suficientes asistentes para que la
empresa tenga resultados de ventas favorables. Por eso te recomendamos que combines
estrategias online y offline. Esto dependerá del presupuesto con el que cuentes, pero no olvides hacer campañas de email marketing y prometer un sorteo del servicio o producto.
- Controla el gasto y el presupuesto
Si estás empezando,
esto será de lo más complicado. Claro, con presupuesto es fácil organizar un evento maravilloso, pero si es más ajustado, es difícil que no se note. Tu trabajo como organizador de eventos también consiste en eso, en saber hacer magia con los números y multiplicar los panes y los peces. Con los años,
lograrás conocer a buenos proveedores que te den la mejor relación calidad precio, pero, hasta entonces, nosotros nos ofrecemos a facilitártelo: contamos con proveedores de confianza desde hace años, así que si decides
organizar un evento en el Palacete de la Ochava, no solo tendrás
precios especiales, también te facilitaremos los contactos de los mejores proveedores.
Espero que estos consejos te ayuden a planificar y organizar el evento con eficacia. Te animamos a que eches un ojo a las fotos de nuestra web para inspirarte y, por qué no, conocer mejor lo que podemos ofrecerte.
